Ce n’est pas encore officiel mais on peut déjà affirmer sans risque de se tromper que l’édition 2020 d’IT Partners n’aura pas lieu la semaine prochaine comme prévu. En annonçant ce week-end par la voix de son ministre de la Santé, Olivier Véran, que « tous les rassemblements de plus de 5.000 personnes en milieu confiné » devaient être annulés, le gouvernement n’a pas vraiment laissé le choix à l’organisateur Reed Expo.
Avec 8.000 visiteurs revendiqués l’année dernière, IT Partners pouvait difficilement éviter de se conformer aux recommandations gouvernementales. Et même en prenant des mesures appropriées pour maintenir son événement (en limitant les entrées par exemple), Reed expo courait le risque d’être lâché par les visiteurs comme par les exposants.
Mais si l’issue parait inéluctable depuis ce matin, Reed Expo ne s’est pas encore résolu en cette fin d’après-midi à annoncer l’annulation de son événement. Car l’organisateur espère encore pouvoir le reporter à une date ultérieure. Des consultations associant les exposants et le parc Disney dont eu lieu toute la journée et se poursuivent encore à l’heure actuelle pour savoir à quelle date et à quelles conditions ce report pourrait intervenir.
Un report serait vraisemblablement moins douloureux financièrement qu’une annulation. « À ce stade, toutes les dépenses sont déjà engagées et une annulation impliquerait une perte sèche pour tout le monde, s’inquiète Carol Dufour, directrice marketing et communication du constructeur d’imprimantes Oki. C’est un cas de force majeure et je crains qu’il ne faille pas compter sur les assurances en pareille situation ». Or une participation à IT Partners en tant qu’exposant n’est pas anodine. Il faut compter 50 K€ de budget au minimum pour un stand de 18 m2 avec les coûts associés (conception du stand, communication, déplacements des équipes…). Et cela monte très rapidement à 80 ou 100 K€ pour un stand un peu plus spacieux avec des prestations d’hébergement pour les équipes.
Pour autant, il n’est pas facile non plus de reporter un tel événement. La première question qui se pose c’est : à quelle date ? « Je ne crois pas que Reed puisse prendre le risque de reporter l’événement au deuxième trimestre, analyse Sophie Deleval, directrice générale d’Ingram Micro France. Trop d’inconnues demeurent encore sur l’évolution de l’épidémie ». Et après, ce sera compliqué. « Il risque d’y avoir surabondance d’événements sur une période très courte rendant impossible de tout faire ».
La seconde question qui se pose c’est : à quelles conditions ? « Faudra-t-il accepter que l’édition reportée perde la moitié des exposants et des visiteurs ? », s’interroge un exposant. D’autant qu’un report ne sera pas neutre économiquement. Il impliquera des coûts supplémentaires. « Il faudra refaire tout ou partie des stands, réengager des dépenses de communication et de logistique ». Des frais supplémentaires évalués en moyenne à 20% des sommes déjà dépensées.
Si beaucoup se disent d’ores et déjà déçus de ce probable report, nombreux sont ceux qui se rendent bien compte qu’un maintien aurait posé plus de problèmes qu’autre chose. « Cela aurait été une édition en demi-teinte, pleine d’incertitude et il est probable que beaucoup de visiteurs ne se seraient de toute façon pas déplacés », souligne Delphine Cuynet, directrice générale de la Fédération Eben. Sans parler des nombreux exposants qui avaient d’ores et déjà pris la décision de ne pas participer en vertu de recommandations gouvernementales afin de ne pas exposer leurs salariés.