Rares sont les entreprises et administrations des décideurs RH à ne pas avoir recours à une solution informatique, autre que des outils bureautiques traditionnels, pour la gestion d’un ou de plusieurs processus RH.
C’est ce que montre une enquête réalisée par le cabinet Markess auprès de décideurs de départements de ressources humaines. Mais malgré cette poussée générale, Il existe cependant une grande disparité entre les organisations en termes d’équipement, certaines n’ayant recours qu’à une solution logicielle isolée et dédiée à la gestion d’un ou de quelques processus RH, d’autres ayant mis en place un véritable SIRH (système d’information RH).
Une disparité existe également entre les processus RH : ceux relevant de la gestion administrative des RH sont en 2014 relativement, voire très informatisés, et gérés grâce à des solutions dédiées aux RH et/ou à une application de gestion d’entreprise. C’est le cas pour la gestion de la paie selon 93% des décideurs interviewés, la gestion des congés et des absences (87%), l’administration du personnel (84%), la gestion des temps et des activités (71%).
A l’inverse, les outils bureautiques (tableurs notamment) sont majoritairement utilisés pour la gestion des risques professionnels et de la pénibilité au travail (38% des décideurs indiquent recourir de tels outils), la gestion des sanctions, la gestion de l’organisation (et de la réorganisation) ou les organigrammes.
Du côté des fonctions plus avancées comme la gestion des talents, Markess note une informatisation qui s’accentue au niveau de la gestion des entretiens annuels, des objectifs et des performances des collaborateurs avec 51% des décideurs qui mentionnent recourir à une solution spécifique. Il en est de même pour la formation et le développement des compétences avec 48% des décideurs qui ont principalement une solution dédiée ou encore la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dont la gestion informatisée se trouve aux coudes à coudes avec une gestion basée sur des outils bureautiques (respectivement 41% et 42%).
Le SaaS / Cloud, une bonne notoriété auprès DRH
63% des décideurs interrogés indiquent que leur organisation a déjà recours en 2014 à des services d’externalisation. Il s’agit surtout de services relatifs à leurs applications RH – hébergement des infrastructures, TMA (Tierce Maintenance Applicative), infogérance applicative et solutions en mode SaaS / Cloud – plutôt que sur le traitement des processus qui reste très majoritairement entre les mains de RH.
Huit décideurs RH sur dix (contre 4 en 2011) affichent leur familiarité avec le modèle du SaaS et sont ainsi plus familiers que leurs pairs d’autres métiers de l’entreprise. Et 56% des décideurs interrogés indiquent que leur organisation a recours au mode SaaS / Cloud pour la gestion de tout ou partie de de fonctions RH (portail RH, dématérialisation des documents, réseau social d’entreprise (ou réseau social interne), archivage des contenus numériques, reporting et tableaux de bord) et 14% avoir des projets à plus ou moins longue échéance.
Le SaaS pour quoi faire ?
Le recours au mode SaaS / Cloud pour la gestion de processus RH répond à divers besoins, dont les principaux sont évoqués ci?dessous :
– Pour la majorité des décideurs interrogés (et avant tout des décideurs rattachés à une DRH), il s’agit de déployer rapidement une solution RH dans une logique de réactivité, de productivité, d’économie ou en réponse à une situation critique : nouvelle organisation suite à une fusion/acquisition, évolutions légales (par exemple en matière de gestion des risques professionnels et de la pénibilité au travail, de bilan social…) nécessitant le recours à des solutions adéquates afin de se conformer aux nouvelles exigences, etc. ;
– Près d’un décideur sur deux voit dans le mode SaaS / Cloud une réponse aux besoins croissants d’accéder aux solutions RH hors de l’entreprise et en situation de mobilité et de nomadisme. Imposé par l’évolution organisationnelle et souhaité par les collaborateurs et managers eux?mêmes, ce mode d’utilisation se révèle également un atout pour les RH en recherche continue de performance ;
– La volonté d’externaliser les applications et/ou les infrastructures auprès d’un tiers externe est mise en avant par 42% des décideurs, et de façon plus prononcée par les décideurs informatiques. Ces derniers s’affranchissent ainsi de diverses contraintes auxquelles cette forme d’externalisation peut mieux répondre que leurs services internes (sécurité, évolutivité, flexibilité, qualité de service…) et se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée, tel que l’accompagnement de leurs clients RH internes ;
– Le contexte économique oblige les organisations à plus d’agilité et d’adaptation. Les caractéristiques du mode SaaS / Cloud permettent d’accompagner les entreprises et administrations dans cette voie.
En 2014, la gestion des entretiens annuels, des objectifs et des performances des collaborateurs est en tête des processus RH gérés en mode SaaS avec 28% des décideurs « adeptes » (i.e. ayant déjà recours à de telles solutions ou l’envisageant) qui le mentionnent, tout juste devant le recrutement et la gestion des congés et des absences. Et cette évolution devrait s’accélérer. D’ici 2016, les projets en mode SaaS évoqués par les décideurs devraient être surtout tirés par la gestion de processus considérés comme stratégiques par la fonction RH et sur lesquels se portent les attentions, tels que ceux liés à la gestion des talents (gestion des carrières, recrutements, mobilité…).
La satisfaction assez largement partagée (3 décideurs sur 4) tient tant à la facilité, la simplicité et la rapidité de mise en oeuvre de ces solutions qu’au coût moindre globalement associé à ces projets. Ces éléments se retrouvent logiquement dans les gains identifiés ou attendus par les décideurs en charge de leur implémentation : mises à jour régulières, absence d’investissement initial et prévisibilité des coûts, rapidité de mise en œuvre, unicité et partage des informations.
Et la DSI ?
Les premiers projets en mode SaaS étaient initialisés et gérés essentiellement par les directions RH, sans réelle sollicitation de la DSI, notamment grâce au recours à des compétences informatiques au sein de la DRH (45% des décideurs interrogés mentionnent l’existence d’une équipe SIRH rattachée à la DRH). Les solutions en mode SaaS se propageant dans les organisations, il devient difficile de ne pas faire appel à la direction informatique, notamment sur les aspects relatifs à l’intégration et à la connexion des solutions SaaS entre elles et/ou avec les systèmes existants, voire assurer la sécurité des accès.
En 2014, plus de 9 décideurs RH sur 10 interrogés mentionnent l’intervention de leur DSI dans leurs projets RH en mode SaaS (64% en 2011). Pour deux personnes interrogées sur trois, la DSI est donc associée à ces projets et est vue comme (co)décisionnaire, voire comme intervenant financièrement (45%). Il y a donc une réelle évolution du rôle joué par la DSI dans les projets RH en mode SaaS.
Parmi les domaines sur lesquels les DRH sont demandeurs d’une intervention de la DSI, on peut mentionner les éléments suivants :
– Accompagnement dans la mise en place de ces solutions ;
– Intégration des solutions RH en mode SaaS au SI existant (par exemple, en fournissant des connecteurs, en sélectionnant des bouquets de services intégrés…) ;
– Aide au choix du prestataire ;
– Gestion des équipements permettant aux collaborateurs « nomades » d’accéder aux solutions RH à distance : ainsi que la plupart des fonctions de l’entreprise, les DRH sont confrontées à la nécessaire ouverture de leur système d’information ou de leurs applications en réponse au nomadisme croissant des managers notamment, managers auxquels est également de plus en plus fréquemment déléguée la gestion de certains processus RH ;
– Conformité avec les PCA / PRA (Plan de Continuité d’Activité / Plan de Reprise d’Activité), en réponse aux points sensibles du SaaS.
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