Les robots d’automatisation des processus (Robotic Process Automation ou RPA) s’invitent dans une part grandissante des projets de gestion de l’information que pilote Konica Minolta. « Aujourd’hui 20 à 30% de nos projets ont une composante RPA », témoigne Ruggero Pizzo, directeur digital solutions chez Konica Minolta Business Solutions France.
« La RPA est un excellent complément des systèmes de GED ou de workflow, notamment quand il y a d’importantes interactions documentaires entre de nombreux interlocuteurs, occasionnant une certaine complexité IT », poursuit-il. « Elle permet d’agréger des opérations entre elles – voire de pallier des opérations manuelles – sans avoir à développer des API ou des bases de données intermédiaires, toujours complexes et onéreuses à maintenir. »
La division solutions du bureauticien a commencé à introduire des robots dans ses projets il y a cinq-six ans. Par exemple, pour aller récupérer les numéros de commandes dans des ERP peu ouverts dans le cadre de projets de numérisation de factures fournisseurs. À l’époque, il s’agissait généralement de robots open source pour ne pas alourdir le coût des projets. C’est dans ce contexte que Konica a commencé à travailler avec UiPath. D’abord occasionnellement et, depuis septembre dans le cadre d’un partenariat européen décliné à l’échelle nationale.
Dans un communiqué, le bureauticien justifie le choix de UiPath pour sa technologie, « reconnue comme la meilleure sur le marché pour son évolutivité, son ouverture et sa facilité de prise en main ». Konica Minolta apprécie sa capacité à « se connecter avec les autres solutions digitales mobilisées dans l’exécution du processus ciblé sans bouleverser le traitement des opérations, [et son] haut niveau de personnalisation ».
Ruggero Pizzo note également que la RPA s’intègre parfaitement à l’écosystème de la division solutions du bureauticien. « La RPA est assez proche en termes fonctionnels et de compétences mobilisées de ce que nous faisons déjà dans le domaine des solutions de gestion, de la business intelligence ou de gestion électronique de documents », estime-t-il. De fait, l’acquisition de l’expertise UiPath n’a pas été un obstacle pour les équipes. L’ensemble des consultants avant-vente de la division solutions (soit une douzaine de personnes) et de ses consultants fonctionnels (25 personnes) ont été formés à la technologie et cinq consultants techniques (ceux qui déploient les projets) ont été certifiés.
La RPA reste encore une technologie émergente à bien des égards, comme le confirme Ruggero Pizzo : « les entreprises, notamment les PME, ont encore besoin de comprendre ce que la RPA peut leur apporter, en quoi elle peut leur permettre de gagner du temps ». Pour faire découvrir tout son potentiel aux clients potentiels, Konica Minolta a donc décidé de lancer une offre découverte leur permettant de tester pendant trois mois un robot automatisant un process métier ou un service. Cette offre, qui démarre à 4 800 €HT, inclut une phase découverte et une phase POC (Proof of Concept).
L’audit du besoin et le paramétrage du robot sont facturés par la division solutions mais les coûts de licence sont offerts. À l’issue de la période probatoire, le client a la possibilité de conserver son robot en s’acquittant simplement des coûts des licence. Cette offre, lancée en octobre, s’est déjà traduite par dix propositions dont deux sont en cours de réalisation et une est déjà déployée. « Ce qui plaît aux clients dans cette offre, c’est qu’on explore avec eux ce qu’il est possible de faire avec la RPA sur leurs propres process métiers », assure Ruggero Pizzo, qui note qu’une fois qu’un premier projet a été fait, les clients enchaînent naturellement sur d’autres projets.
Sur l’exercice fiscal 2020-2021 (clos fin avril), Konica Minolta Business Solutions France a réalisé un chiffre d’affaires de 440 millions d’euros, dont une cinquantaine de millions d’euros dans l’IT (à 50% via sa division solutions et via sa division infrastructures). Le groupe compte 1783 salariés.