Un logiciel achats doit permettre aux entreprises de gagner du temps et les aider à piloter leur activité en toute fluidité. Bien choisir sa plateforme est donc un élément clé et doit être la résultante d’une étude minutieuse.
Les 3 atouts d’un logiciel ERP de gestion des achats
- Suivre précisément les achats (marchés, commandes, réceptions, factures),
- Optimiser la gestion des articles et fournisseurs, les approvisionnements et lesstocks, la DEB (Déclaration d’Echanges de Biens), la comptabilité (lien avec le logiciel comptable),
- Obtenir des résultats statistiques sur les achats et des données fiables sur les marges.
Comment un ERP pourra-t-il répondre à ces enjeux ? Éléments de réponse en 2 points.
- Les données de base incontournables qu’un logiciel achats doit gérer
- Paramétrage précis et complet des fournisseurs (coordonnées, conditions de commande et de règlement, frais) et des articles (lien article/fournisseur, unités de facturation, quantités mini d’approvisionnement, délais, tarifs unitaires/quantitatifs/multiples).
- Saisie des commandes d’achats : plus le paramétrage de base sera exhaustif, plus rapide sera la saisie (reprise des données du fournisseur et de l’article).
- Réception de la marchandise basée sur les quantités commandées, et non pas sur le BL du fournisseur.
- Possibilité de contrôler la qualité des articles réceptionnés.
- Mise en stock des articles, permettant de connaître en temps réel la disponibilité de l’article.
- Contrôle de la facturation du fournisseur en comparaison des données présentes dans l’ERP, gestion des avoirs, des retours fournisseurs, actualisation des tarifs d’achats (PUMP) et donc des marges.
Envoi des données vers le logiciel de comptabilité, pour éviter une saisie chronophage et source d’erreur.
- Les notions avancées d’un ERP de gestion des achats
Avec les options ci-dessous, il est possible d’aller plus loin dans l’utilisation et l’analyse.
- Calcul des besoins: toute commande commerciale ou fabrication peut entrainer une demande d’achat.
- Différents niveaux de validation: une demande ou une commande d’achat peuvent dans certains cas nécessiter un process de validation.
- Gestion de lasous-traitance : permet d’identifier des commandes de sous-traitance, mais également de gérer l’envoi des composants de la commande au sous-traitant (avec mise à jour du stock).
- Gestion des achats au titre d’une commande commerciale : permet de lier un flux de vente avec un flux d’achat.
- Gestion de laDEB : consolidation des données issues des achats pour permettre la génération d’un fichier au format attendu par les services douaniers.
Au final, dans l’industrie ou les autres secteurs, centraliser la gestion de ses achats sur un ERP fiable est une nécessité. Il est donc nécessaire de faire les bons choix et d’évaluer précisément la solution de gestion qui pourra être utilisée pour gérer ses achats de manière totalement intégrée.
Stéphane VUILLEMIN, Directeur des produits chez Eurêka Solutions