Les entreprises pourraient faire face à des problèmes de conformité coûteux lors de l’achat de licences Microsoft 365. C’est ce qui ressort d’une étude de Directions on Microsoft (DoM), un cabinet de conseil indépendant basé à Kirkland (Etat de Washington) cité par RCPmag.

Les licences Microsoft 365 sont en effet vendues sous forme de plans (tels que les plans F1, E3 et E5) imbriqués « comme des poupées russes », créant ainsi des dépendances de licence associées à l’accès à certaines fonctionnalités du logiciel.

Selon le CEO et responsable de la recherche de DoM, Rob Horowitz, les clients peuvent rencontrer des problèmes s’ils achètent des licences autonomes pour les plans de niveau inférieur lorsque leurs utilisateurs accèdent à des fonctionnalités permises par le plan de niveau supérieur, ou encore s’ils acquièrent des licences pour des fonctionnalités ne figurant pas dans Microsoft 365. Il cite comme exemple un abonné F1 qui accède à certaines fonctionnalités E3 ou E5. « Ils ne sont pas licenciés pour la fonctionnalité, mais cette fonctionnalité leur est accessible. Cela met le client, dans un dilemme de conformité de licence », explique-t-il, ajoutant que la notion d’accès est définie de manière assez vague par l’éditeur. Le dirigeant fournit également comme exemple les entreprises européennes qui doivent acquérir des licences Multi-Geo pour se conformer au RGPD.

Un problème de licence peut également se poser lorsqu’une organisation doit acquérir plus de licences que le nombre d’utilisateurs afin de répondre à des besoins spécifiques, notamment en matière de DevOps si le développement et le test sont réalisés par des postes différents.

Rob Horowitz conseille donc fermement aux entreprises d’éviter de mélanger les niveaux de plan Microsoft 365 ou de négocier avec l’éditeur des modifications des règles de licence.